【產業觀察】
在第一線的客服人員,接到客戶最常問的一句話,不是流程有沒有跑完,也不是貨物經過了哪些點,而是:「司機什麼時候到?」
這個問題看似很簡單,背後牽動的卻不只是時間而已,而是物流業者對於整體物流的掌握。客戶想知道自己的貨物還要等多久,客服需要知道該如何回覆,調度需要判斷路線是否正常,管理者則需要掌握整體準時率與服務的品質。在這樣的背景下,ETA不單單只是系統畫面上的一個預估抵達時間,而是物流對於客戶和內部建立信任的基礎。
ETA 之所以重要,是因為它讓不透明的配送過程變得可以被理解。準確的 ETA 可以讓客戶降低等待時的不確定感。準確的ETA能減少客服向司機或是調度一層一層轉問的溝通成本。對調度而言,準確的ETA可以幫忙判斷路線是否符合各種時窗要求或是改路線、改計畫的重要指標。對管理者而言,準確的ETA 則是衡量服務穩定度的重要指標。也就是說,ETA 不是單純說「要多久」或是「貨快到了」,而是讓客戶和企業都知道「這趟配送仍在掌控中」。
然而目前物流企業遇到的困境,並不是單純沒有路線資料,而是這些資料被分散在不同的系統與角色之間。像是可以知道貨物當前狀態、也可以知道當前車輛狀態,客戶可以利用查詢平台找尋貨物,司機也能根據當前位置回報,調度則可以掌握臨場狀況隨時做調整。但是這些資訊若沒有做即時整合,最後還是變成客戶打電話向客服/司機詢問到貨時間,讓原本已經導入數位化的系統,最後還是依賴許多人力在處理,沒有將數位化流程確實轉換為管理能力。
再來,是目前為止的ETA仍是根據過往的資料,來對未來的路線提供一組預估時間。但是實際上配送過程中會因為各種狀況、塞車、插單、客戶改約、配送順序調整等等而不斷的變動,都可能讓原本的預估不準確。如果ETA沒有隨著現場狀態持續更新,那它就只是出發前的一次預測而已,而不是營運中的即時管理工具。真正能讓公司成為管理工具的ETA,不應該只有在配送開始前計算一次,而是可以在配送過程中不斷的被修正。
因此,如何解決ETA的問題,正式如何讓企業與客戶能建立信任的重要課題。首先,企業需要將ETA視為營運指標,而不只是查詢功能。除了告訴客戶預估到達時間外,也要追蹤ETA的準確性、延誤幅度,或是哪些區域或路線最容易失準。再來要建立完整的即時狀態流,將各種系統的資訊彙整到一起,從已出車、配送中、完成配送等等,能夠更清楚的將資訊提供給客戶,客服人員也能更輕鬆地得知當前車輛貨物的狀態,不需要再經過層層關卡才得到它需要的資訊。當這個即時狀態流的資訊越清楚,現場溝通的成本就越低。
因此,ETA 的成熟,不只是讓客戶知道貨物何時抵達,而是讓物流企業更能夠掌握配送過程,可以同步內外部資訊,並且在問題發生前做出反應。
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